Wer bei Google nach „Bankettmappe“ sucht, findet auf der ersten Seite vor allem fertige Mappen einzelner Hotels und Locations, meist als PDF (Stand Oktober 2026). Eine davon liegt unter einem Upload-Pfad von Mai 2018 und trägt „2017“ im Dateinamen. Anleitungen für Inhaber einer Hochzeits- oder Eventlocation und für die Bankettleitung eines Landhotels, die selbst eine Bankettmappe erstellen wollen, sind dagegen selten.
Dieser Artikel führt Sie durch den Aufbau: eine Vorlage als Gliederung mit acht Abschnitten, Hinweise für Hochzeit und Firmenfeier, die Wahl zwischen PDF und Online-Mappe und die Fehler, die Anfragen kosten. Rechtliche Formulierungen finden Sie hier bewusst nicht, die gehören in Vertrag und AGB.
So gehen Sie vor
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Anlass und Leser festlegen
Wer liest die Mappe: ein Paar, das seine Hochzeit plant, eine Assistenz, die eine Firmenfeier anfragt, oder beide? Davon hängen Ton, Preisangabe und Schwerpunkte ab.
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Preise und Leistungen sammeln
Tragen Sie alle Zahlen an einer Stelle zusammen: Raummieten, Pakete, Menüs, Getränke, Zusatzleistungen, Anzahlung, Mindestumsatz, Fristen. Die Mappe schreibt sie nur ab.
- 03
Gliederung anlegen
Legen Sie die acht Abschnitte der Vorlage an und streichen Sie, was Ihr Haus nicht anbietet. Eine kurze Mappe, die stimmt, schlägt eine lange, in der niemand etwas findet.
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Texte und Fotos ergänzen
Schreiben Sie, wie Sie am Telefon sprechen, und nehmen Sie eigene Fotos. Jeder Abschnitt beantwortet eine Frage, die Interessenten sonst per Mail stellen.
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Konditionen prüfen lassen
Lassen Sie Anzahlung, Mindestumsatz und Storno von Ihrer Rechtsberatung oder Ihrem Verband gegenlesen. Die Mappe verweist auf Vertrag und AGB und ersetzt sie nicht.
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Format wählen und testen
Wählen Sie PDF, Online-Mappe oder beides, und öffnen Sie das Ergebnis auf dem Handy: Bleiben Tabellen und Preise lesbar?
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Pflegetermin festlegen
Bestimmen Sie, wer wann den Preisstand prüft, etwa nach jeder Preisanpassung und vor jeder Saison. Ohne Termin veraltet die Mappe unbemerkt.
Was ist eine Bankettmappe und wofür brauchen Sie sie?
Die Bankettmappe bündelt, was ein Interessent für seine erste Entscheidung wissen muss: wer Sie sind, welche Räume es gibt, was Essen und Trinken kosten und wie es weitergeht. Sie geht meist nach der ersten Anfrage raus, oft mit einem Vorschlag für die Besichtigung. In Hotels ist sie zudem ein Nachschlagewerk fürs Team. Gut gebaut erledigt sie drei Aufgaben.
- Sie beantwortet die häufigsten Fragen zu Platz, Preis und Ablauf, bevor jemand sie stellen muss.
- Sie setzt Erwartungen: Interessenten sehen, was im Preis steckt und was extra kostet.
- Sie macht Preise transparent, sodass ein Vergleich möglich ist, ohne dass vorher ein Gespräch nötig war.
Die Mappe ist kein Angebot. Das verbindliche Angebot für Datum und Gästezahl kommt danach, und das sollte in der Mappe auch stehen.
Was gehört in eine Bankettmappe? Die Vorlage in acht Abschnitten
Die Gliederung passt für Hochzeiten und Firmenfeiern. Streichen Sie, was Ihr Haus nicht anbietet, und ergänzen Sie, was Sie besonders macht.
| Abschnitt | Was hinein gehört | Häufiger Fehler |
|---|---|---|
| Begrüßung und Haus | Wer Sie sind, Lage, Anfahrt, Ansprechperson | Drei Seiten Hausgeschichte vor dem ersten Raum |
| Räume und Kapazitäten | Fläche, Personenzahl je Bestuhlung, Foto | Nur eine Höchstzahl, keine Angabe zur Bestuhlung |
| Pakete | Was enthalten ist und für welchen Anlass | Nicht erwähnt, was nicht enthalten ist |
| Speisen | Menüs und Buffets, Preis pro Person, Allergene | Menüpreis, bei dem unklar bleibt, ob Getränke dabei sind |
| Getränke | Pauschale oder Einzelabrechnung, Regeln für Mitgebrachtes | Pauschale ohne Dauer und ohne Angabe, was darunter fällt |
| Zusatzleistungen | Technik, Deko, Personal, Übernachtung mit Preis | „Auf Anfrage“ bei allem, was Geld kostet |
| Preise und Konditionen | Anzahlung, Mindestumsatz, Storno, Preisstand | Konditionen im Kleingedruckten auf der letzten Seite |
| Ablauf und nächste Schritte | Weg bis zum Fest, Besichtigungstermin, Kontakt | Ende mit einem Dank statt mit einem Terminvorschlag |
Begrüßung und Haus
Beginnen Sie mit zwei bis drei Sätzen in Ihrer eigenen Sprache: wer das Haus führt, was es ausmacht, für welche Feste es gebaut ist. Dazu kommen Adresse, Anfahrt und der Name der Person, die auf Anfragen antwortet.
Räume und Kapazitäten
Jeder Raum bekommt einen Eintrag mit Name, Fläche, Personenzahl und mindestens einem aktuellen Foto. Ein einfacher Grundriss mit Tischstellung sagt mehr als drei Absätze Beschreibung. Zeigen Sie den Raum eingedeckt für die Stimmung und leer für die Größe.
Kapazität je Bestuhlung
Nennen Sie die Personenzahl getrennt nach Bankett, Reihenbestuhlung und Stehempfang. An gedeckten Tischen passen weniger Gäste in den Raum als bei einem Stehempfang; für ein Essen zählt die Bankettzahl.
Pakete
Pakete bündeln Leistungen zu einem Preis, etwa Raum, Menü, Getränke und Service. Schreiben Sie je Paket auf, was enthalten ist, für wie viele Gäste und welchen Zeitraum es gilt und was ausdrücklich fehlt. Das beugt Rückfragen und Streit um Rechnungsposten vor.
Speisen
Menüs und Buffets
Nennen Sie je Menülinie die Gänge und den Preis pro Person. Halten Sie auch fest, ob es ein Kindermenü gibt und was es kostet.
Allergene und Sonderkost
Für offen angebotene Speisen schreibt das EU-Recht Angaben zu Allergenen vor (Art. 44 Abs. 1 Buchst. a und Art. 9 Abs. 1 Buchst. c der Verordnung (EU) Nr. 1169/2011). Sagen Sie in der Mappe, wie und bis wann Gäste Allergien und Sonderwünsche melden.
Getränke
Getränkepauschale
Bei einer Pauschale zahlen Gäste einen festen Betrag pro Person, häufig für einen festgelegten Zeitraum. Schreiben Sie, was enthalten ist, ab wann die Zeit läuft und was danach gilt. Die Grundlagen erklärt der Lexikon-Eintrag zur Getränkepauschale.
Mitgebrachte Getränke
Erlauben Sie mitgebrachte Getränke gegen Korkgeld oder gar nicht? Die Regel gehört mit der Höhe des Korkgelds in die Mappe. Was Korkgeld ist, erklärt der gleichnamige Lexikon-Eintrag.
Zusatzleistungen: Technik, Deko und mehr
Hier stehen alle Leistungen außerhalb der Pakete, jede mit Preis oder Preisspanne und Einheit, etwa pro Stück, pro Stunde oder pauschal.
Technik
Beamer, Mikrofon, Musikanlage, WLAN: was vorhanden ist, was extra kostet und was Gäste selbst mitbringen dürfen.
Deko und Mobiliar
Tischwäsche, Stühle, Kerzen, Blumen: was das Haus stellt, was ein Dienstleister liefert und ob externe Anbieter erlaubt sind.
Preise und Konditionen
Dieser Abschnitt ist der heikelste. Schreiben Sie hier nur, was in Ihrem Vertrag oder Ihren AGB steht, und verweisen Sie darauf. Die Felder unten sind die Struktur; Beträge und Formulierungen setzen Sie selbst, am besten nach rechtlicher Prüfung.
Anzahlung und Mindestumsatz
Anzahlung: Höhe oder Anteil und Fälligkeit, genau wie im Vertrag. Mindestumsatz: ab welchem Betrag er gilt und welche Posten darauf angerechnet werden.
Stornierung
Fristen und Anteile, wie im Vertrag geregelt. Für viele Verträge vorformulierte Bedingungen sind AGB und müssen wirksam einbezogen werden: Sie weisen ausdrücklich darauf hin, der Kunde kann sie in zumutbarer Weise lesen und ist einverstanden (§ 305 Abs. 1 und 2 BGB).
Preisstand und Brutto oder netto
Nennen Sie das Datum der letzten Prüfung. Privatkunden gegenüber gehören Gesamtpreise inklusive Umsatzsteuer in die Mappe (§ 3 Abs. 1 und § 2 Nr. 3 PAngV), Firmenkunden bekommen häufig Nettopreise. Kennzeichnen Sie klar, was gilt. Zu Einzelfällen berät Sie Ihre Rechtsberatung.
Ablauf, nächste Schritte und Kontakt
Zeigen Sie in drei bis vier Schritten, wie es weitergeht: Anfrage, Besichtigung, Angebot, Vertrag, Fest. Am Ende stehen eine Ansprechperson mit Telefonnummer und Mailadresse und ein konkreter Weg zum Besichtigungstermin.
Bankettmappe für Hochzeit oder Firmenfeier: Was ist anders?
Eine Mappe für alle Anlässe passt beiden Gruppen nur halb. Besser sind ein gemeinsamer Kern und ein eigener Teil je Anlass. Eine Firma fragt, ob Beamer und Mikrofon vorhanden sind und auf wen die Rechnung läuft, ein Paar fragt, wo getraut werden kann. Beantworten Sie diese Frage auf der ersten Seite.
| Merkmal | Hochzeit | Firmenfeier |
|---|---|---|
| Leser | Das Paar, oft mit Eltern oder Trauzeugen | Assistenz oder Büroleitung, die Angebote vergleicht |
| Preisangabe | Gesamtpreise inklusive Umsatzsteuer | Häufig netto zuzüglich Umsatzsteuer, klar gekennzeichnet |
| Schwerpunkt | Atmosphäre, Trauung, Ablauf des Tages | Technik, Zeitfenster, Verpflegung |
Bankettmappe als PDF oder online: Was ist besser?
Beides hat seinen Platz. Ein PDF lässt sich anhängen, ausdrucken und intern weiterreichen. Eine Online-Mappe ändern Sie an einer Stelle, und sie liest sich auf dem Handy bequemer als ein A4-Dokument.
- Ein PDF braucht kein Internet, aber jede Preisänderung bedeutet eine neue Datei, und alte Fassungen kursieren weiter.
- Eine Online-Mappe ist immer aktuell, braucht aber eine Pflegestelle und für Entscheider, die Papier wollen, einen Weg zum Ausdrucken.
- Beides geht auch: die Online-Mappe als Original, daraus ein PDF zum Anhängen, mit Datum im Dateinamen.
Wie halten Sie die Preise in der Bankettmappe aktuell?
Veraltete Preise machen am meisten Ärger: Der Interessent plant mit einem Betrag, den es nicht mehr gibt. Drei Gewohnheiten helfen.
- Pflegen Sie Preise an einer Stelle und erzeugen Sie die Mappe daraus, statt jede Zahl in jedem Dokument einzeln abzutippen.
- Setzen Sie den Preisstand mit Datum auf die erste Seite und in den Dateinamen, damit sofort erkennbar ist, welche Fassung vorliegt.
- Entfernen Sie nach jeder Preisänderung die alte Datei von Website, Mailvorlagen und Ablage. Suchen Sie im Mailprogramm nach dem Dateinamen: Eine alte Fassung als Vorlagenanhang geht bei der nächsten Anfrage wieder raus.
Welche Fehler in der Bankettmappe kosten Sie Anfragen?
- Preise fehlen oder stehen nur als „auf Anfrage“ da. Wer keine Zahl findet, muss nachfragen, und mancher fragt stattdessen anderswo.
- Die Zahlen sind veraltet oder das Deckblatt trägt eine alte Jahreszahl.
- Die Mappe ist so lang, dass niemand die Preise findet.
- Die Texte klingen nach jedem Haus: „Wir freuen uns, Sie in unserem Hause begrüßen zu dürfen“ sagt nichts über Ihres.
- Die Fotos zeigen nur leere Räume oder Stockbilder, dabei wollen Interessenten sehen, wie ein Fest bei Ihnen aussieht.
- Hochzeit und Firmenfeier bekommen dieselbe Mappe, und die Konditionen stehen im Kleingedruckten.
Fragen
Häufige Fragen
Was gehört in eine Bankettmappe?
Begrüßung und Haus, Räume mit Kapazitäten, Pakete, Speisen, Getränke, Zusatzleistungen, Preise mit Konditionen sowie Ablauf und Kontakt.
Gibt es eine Bankettmappe als Vorlage in Word?
Eine fertige Datei finden Sie hier nicht, aber die Gliederung oben lässt sich in Word oder online umsetzen. Mappen von Hotels taugen als Anregung, passen aber selten unverändert.
Wie lang sollte eine Bankettmappe sein?
Eine feste Seitenzahl gibt es nicht. Prüfen Sie, ob ein Fremder Preise, Raumkapazität und nächsten Schritt in wenigen Minuten findet.
Wie oft sollte ich die Bankettmappe aktualisieren?
Bei jeder Änderung von Preis, Leistung oder Kondition und einmal vor jeder neuen Saison. Der Preisstand mit Datum zeigt, welche Fassung vorliegt.
Soll die Bankettmappe Preise enthalten?
Ja, sonst bleibt sie ein Prospekt, und die Rückfragen kommen per Mail. Gegenüber Privatkunden gelten Gesamtpreise inklusive Umsatzsteuer (§ 3 Abs. 1 und § 2 Nr. 3 PAngV).