Software für Hochzeitslocations, von der Anfrage bis zum Fest.
venvy ist die Software, die Ihre Hochzeitslocation durch das ganze Geschäft mit einem Paar begleitet: von der Anfrage über Besichtigung, Angebot und Vertrag bis zur Restzahlung und zum Schichtplan am Festtag. Preise, Termin und Gästezahl tragen Sie einmal ein, danach rechnen Angebot, Vertrag und Rechnung mit denselben Zahlen.
Entwickelt in der Villa Renting, Eisenberg/Pfalz, und dort täglich im Einsatz.
1 · Anfrage
Die Anfrage am Sonntagabend
Es ist Sonntagabend, und drei Paare haben angefragt: eines über das Formular auf Ihrer Website, eines per Mail, eines über ein Hochzeitsportal. In venvy landen alle drei an derselben Stelle, jeweils mit dem Vermerk, woher die Anfrage kam.
Jedes Paar hat einen festen Weg von der Anfrage bis zum Fest. Sie sehen, auf welcher Stufe es steht und was als Nächstes ansteht. Aus der Anfrage heraus schicken Sie die Mappe, mit dem Text aus Ihrer Vorlage und Ihren PDF-Unterlagen im Anhang. Fragt ein Paar einen Samstag an, der schon vergeben ist, warnt venvy, bevor aus dem Missverständnis eine Doppelbuchung wird.
2 · Besichtigung
Die Besichtigung mit dem Paar
Entschieden wird bei der Besichtigung, wenn beide Partner da sind. Mit dem Closer, so heißt die Besichtigungs-Ansicht in venvy, steuern Sie den Rundgang von Ihrem Tablet aus. Das Paar sieht auf einem großen Bildschirm das Album Ihrer Location, Räume und Beispiel-Abende, nie eine Bedienoberfläche.
Steht die Gästezahl fest, entsteht das Rechenbeispiel live vor den Augen des Paares, mit Ihren eigenen Preisen. Sagt ein Paar die Besichtigung später ab, springt die Anfrage zurück und das Datum wird wieder frei.
3 · Angebot
Das Angebot mit Getränkepauschale und Korkgeld
Ihre Preise tragen Sie einmal in den Einstellungen ein: Grundpreis je Saison und Wochentag, Preis pro Gast, Aufpreise. Im Angebot wählen Sie Datum und Gästezahl, venvy zieht den passenden Preis und rechnet jede Zeile, alles brutto. Das fertige Angebot geht als persönliche Seite ans Paar, nicht als PDF-Anhang, und wird erst gesendet, wenn Sie freigeben.
Getränkepauschale und Kinderpreise
Die Getränkepauschale hinterlegen Sie als Festpreis pro Gast oder als Auswahl mehrerer Pauschalen, etwa drei Getränkepakete zum Wählen. Aufpreise wie eine Longdrink-Pauschale und ein Zuschlag ab einer bestimmten Uhrzeit lassen sich ergänzen. Kinder bekommen je Altersgruppe ihren eigenen Preis: als fester Betrag, als Prozentsatz vom Erwachsenenpreis oder kostenlos, getrennt für Essen und Getränke.
Korkgeld
Dürfen Gäste Getränke mitbringen, hinterlegen Sie dafür ein Korkgeld pro Gast. venvy rechnet es mit der Gästezahl als Getränke-Zeile in jedes Angebot.
4 · Vertrag
Der Vertrag, digital unterschrieben
Sagt das Paar zu, entsteht der Vertrag aus Ihrer eigenen Vorlage. venvy überträgt Name, Termin, Gästezahl und jede Preiszeile aus dem Angebot und ändert keinen Satz an Ihrem Vertragstext. Jeden übernommenen Wert sehen Sie als prüfbares Feld und bestätigen ihn, bevor etwas rausgeht. Danach unterschreibt das Paar online, am Handy oder am Laptop.
Ändert sich später die Gästezahl, ziehen Vertrag und Rechnung mit, weil sie aus denselben Daten entstehen. Versendet, geöffnet, unterschrieben: Jeder Schritt bleibt am Vorgang.
5 · Zahlung
Anzahlung und Restzahlung im Blick
Aus dem angenommenen Angebot entsteht die Rechnung, Positionen und Preise wandern direkt hinüber. Sie legen einen Zahlungsplan mit Raten und Fälligkeiten an, etwa Anzahlung und Restzahlung. Ob venvy eine Gesamtrechnung stellt oder je Rate eine eigene Teilrechnung, stellen Sie pro Location ein.
Die Übersicht trennt bezahlt, ausstehend und überfällig. Überfälliges steht oben und zeigt, wie viele Tage es über der Frist liegt. Kommt das Geld an, haken Sie die Rate mit einem Klick als bezahlt ab. Zahlungserinnerungen an das Paar sind ab Werk ausgeschaltet und gehen nur raus, wenn Sie sie einschalten.
6 · Festtag
Der Festtag mit Aushilfen und Schichtplan
Am Festtag arbeiten neben Ihrem Stammteam oft Aushilfen mit. Den Schichtplan legen Sie am Fest an: Sie laden Ihre Vorlage mit den Zeilen für Manager, Service, Bar, Küche und Extern, ziehen die Namen hinein und geben den Plan frei, dann bekommt Ihr Team Bescheid. Die Stunden je Person sehen Sie schon vor dem Abend, und wer in zwei Zeilen steht, wird nur einmal gezählt.
Am Abend stempelt Ihr Team ein und aus, am Tablet am Personaleingang oder mit dem eigenen Handy: QR-Code scannen, Namen wählen, mit PIN bestätigen. Dafür braucht niemand ein Konto. venvy legt den Plan neben die gestempelten Stunden, Abweichungen sehen Sie direkt.
Fragen
Häufige Fragen
Passt venvy auch, wenn wir nur 20 Hochzeiten im Jahr haben?
Ja. venvy ist für familiengeführte Betriebe gebaut, nicht für Konzerne. Sie richten Preise, Vertragsvorlage und Abläufe einmal ein, danach durchläuft jedes Paar denselben Weg. Auch bei 20 Hochzeiten im Jahr tragen Sie Preise, Termin und Gästezahl nur einmal ein, Angebot, Vertrag und Rechnung rechnen mit denselben Zahlen.
Können Paare den Vertrag am Handy unterschreiben?
Ja. Das Paar öffnet den Vertrag online und unterschreibt am Handy oder am Laptop, ausgedruckt oder eingescannt wird nichts. Versendet, geöffnet und unterschrieben wird jeweils am Vorgang festgehalten. Der Vertrag geht erst raus, wenn Sie auf „Senden“ tippen.
Wie bilden wir Getränkepauschale und Kinderpreise ab?
Die Getränkepauschale hinterlegen Sie einmal in den Einstellungen, als Festpreis pro Gast oder als Auswahl mehrerer Pauschalen, etwa drei Getränkepakete. Aufpreise wie eine Longdrink-Pauschale und ein Zuschlag ab einer bestimmten Uhrzeit sind möglich. Kinder bekommen je Altersgruppe einen eigenen Preis: als fester Betrag, als Prozentsatz vom Erwachsenenpreis oder kostenlos. Ein Korkgeld pro Gast rechnet venvy mit der Gästezahl ins Angebot, eine automatische Hochrechnung pro Flasche gibt es nicht. Angebot, Vertrag und Rechnung nutzen dieselben Beträge.
Was passiert, wenn zwei Paare denselben Samstag anfragen?
venvy prüft jede Anfrage gegen Ihre Belegung. Ist der Termin fest gebucht oder reserviert, warnt Sie die Konflikt-Prüfung, bevor aus dem Missverständnis eine Doppelbuchung wird. Schalten Sie im Onboarding das Exklusiv-Datum ein, gilt: ein Datum, ein Event.
Was kostet venvy?
Beta: 3 Monate. Kostenlos. venvy öffnet die Beta für bis zu 5 familiengeführte Eventlocations. Wir sehen uns jede Bewerbung persönlich an und richten venvy mit Ihnen ein. Danach entscheiden Sie; bis dahin bleiben Ihre Daten unverändert erhalten. Kein Abo, keine Kartendaten. Alle Pakete und Stufen finden Sie auf der Seite „Preise“.
Bereit für die nächste Hochzeitssaison?
Unverbindlich, am Bildschirm, mit dem Gründer · Beta: 3 Monate kostenlos für die ersten Locations