Ergänzung zum Auftragsverarbeitungsvertrag zwischen Renting & Renting GbR (nachfolgend „venvy") und dem jeweiligen Kunden (Verantwortlicher)
Dieser Zusatz gilt für Kunden, die den venvy Agent nutzen: den KI-Assistenten mit Werkzeug-Zugriff (Chat und Auskünfte, E-Mail-Entwürfe, Pflege von Aufgaben und Angeboten, mehrschrittige Aufträge, Einrichtung aus Dokumenten, Wissensspeicher). Alle Regelungen des Haupt-AVV gelten auch hier, soweit dieser Zusatz nichts anderes regelt.
1. Gegenstand und Weisungen
venvy verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen des Assistenten ausschließlich im Auftrag und auf Weisung des Kunden. Die Weisung ergibt sich aus den Einstellungen des Kunden (aktivierte Werkzeuge, Freigaberegeln, berechtigte Rollen) und aus jeder einzelnen Freigabe oder Ablehnung durch einen berechtigten Nutzer. Die Verarbeitung dauert, solange der Assistent genutzt wird und der Nutzungsvertrag läuft.
2. Art und Zweck der Verarbeitung
| Funktion | Zweck | Freigabe |
|---|---|---|
| Auskünfte im Chat | Fragen zu Anfragen, Angeboten, Buchungen und Kennzahlen beantworten | lesend, keine Freigabe nötig |
| E-Mail-Entwürfe | Formulierungshilfe für Kundenkommunikation; nie automatischer Versand | Freigabe immer nötig, mindestens Rolle Manager |
| Aufgaben und Angebote pflegen | Aufgaben anlegen, Angebotsnotizen und Gültigkeit pflegen | Freigabe nötig; automatische Freigabe nur, wenn der Kunde sie für interne Aktionen eingeschaltet hat |
| Mehrschrittige Aufträge | Arbeitsabläufe mit Zwischenschritten | dieselben Regeln je Schritt |
| Einrichtung aus Dokumenten | Preislisten, Mappen und Website-Inhalte einlesen und Einstellungen vorschlagen, jeweils mit Beleg | wirksam erst nach ausdrücklicher Freigabe |
| Wissensspeicher | Fakten zur Location für spätere Antworten merken | intern |
Nach außen wirkende Aktionen laufen nie automatisch: Die KI schlägt vor, ein Mensch gibt frei.
3. Art der personenbezogenen Daten
- Chat-Inhalte (Eingaben der Nutzer und Ergebnisse der Werkzeuge) mit Namen, Kontaktdaten, Event-Details und Preisen von Interessenten und Kunden.
- Freigabe-Inhalte, zum Beispiel vollständige Mail-Texte mit Empfängeradresse.
- Eingereichte Dokumente mit Namen von Kunden, Lieferanten oder Personen und Konditionen.
- Einträge im Wissensspeicher mit Beleg aus der Quelle.
- Besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO) können beiläufig anfallen, etwa durch Angaben zu Barrierefreiheit oder Gesundheit von Gästen. Das lässt sich bei Freitext nicht ausschließen; Abschnitt 6 regelt die Absicherung.
4. Kategorien betroffener Personen
Interessenten, Kunden und Gäste des Kunden sowie deren Ansprechpartner, dazu Lieferanten und Dienstleister, soweit sie in eingereichten Dokumenten stehen. Die Zuordnung von Chats zu Nutzern dient nur der Zugriffssteuerung, nicht einer Verarbeitung von Beschäftigtendaten.
5. Unterauftragsverarbeiter
Es gelten die Liste der Unterauftragsverarbeiter und das dort beschriebene Verfahren bei Änderungen. Für den Assistenten sind das insbesondere: Supabase (Datenbank und Dateispeicher, EU), Hetzner (Hintergrundprozesse, Deutschland), Anthropic (Sprachmodell, USA) und OpenAI (Sprachdialog und Transkription, USA, nur wenn eingeschaltet). Übermittlungen in die USA stützt venvy auf die Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Daten gehen nur dann an die Sprachmodelle, wenn Nutzer den Assistenten verwenden.
6. Besondere Kategorien und Freitext
Der Kunde weist seine Mitarbeitenden an, im Chat nur die für den jeweiligen Vorgang nötigen Angaben zu machen. Soweit besondere Kategorien für die Durchführung einer Veranstaltung unvermeidbar sind, prüft der Kunde als Verantwortlicher die Rechtsgrundlage im Einzelfall. venvy sichert die Verarbeitung technisch ab: Freigabe durch einen Menschen vor jeder Aktion nach außen, verschlüsselte Speicherung sensibler Felder, Mandantentrennung, keine Nutzung der Daten zum Training der Modelle. Für Sprachaufnahmen holt der Kunde die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person ein (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).
7. Rechte betroffener Personen
venvy unterstützt den Kunden bei Anträgen betroffener Personen, soweit Daten des Assistenten betroffen sind. Einen Export der Chat- und Wissensinhalte per Knopfdruck gibt es noch nicht; venvy erledigt solche Anfragen auf Meldung des Kunden innerhalb von 14 Tagen.
8. Löschung nach Vertragsende
Es gilt Abschnitt 9 des Haupt-AVV. Die Bereinigung nach Vertragsende umfasst auch die Daten des Assistenten (Chats, Freigaben, Aufträge, Wissensspeicher, eingereichte Dokumente).
9. Nachweise
Jeder Werkzeugaufruf, jede Freigabe-Entscheidung und jeder Schritt eines Auftrags wird in einem Protokoll festgehalten, das sich in der Anwendung nicht ändern lässt. Der Kunde erhält auf Anfrage Auskunft daraus.
10. Haftung
Es gelten die Haftungsregeln des Nutzungsvertrags. venvy haftet im Rahmen dieser Regeln insbesondere dafür, dass eine nach außen wirkende Aktion nicht ohne Freigabe durch einen Menschen ausgeführt wird. Für Inhalte, die Nutzer des Kunden eingeben, freigeben oder einreichen, ist der Kunde verantwortlich.
11. Annahme
Der Zusatz wird zusammen mit dem Haupt-AVV bei der Einrichtung angenommen. venvy speichert Zeitpunkt, Nutzer und Fassung. Ändert sich der Zusatz, zeigt die Anwendung einen Hinweis zur Bestätigung der neuen Fassung.