Ergänzung zum Auftragsverarbeitungsvertrag (avv-dpa.md) nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO
Auftragsverarbeiter: venvy (Betreiber der Plattform)
Verantwortlicher: der jeweilige Tenant (Event-Location-Betreiber) in seiner Rolle als Arbeitgeber
Dieser Zusatz gilt nur für Tenants, die das Personal-Modul (Zeiterfassung, Abwesenheiten, Lohn-Anbindung, Mitarbeiter-Akte) nutzen. Die Nutzung dieser Funktionen setzt die aktive Annahme dieses Zusatzes voraus (Abschnitt 7). Alle Regelungen des Haupt-AVV — insbesondere Weisungsbindung, Vertraulichkeit, Sub-Prozessoren, Tenant-Isolation, Unterstützungs- und Nachweispflichten (§5–§7 AVV) — gelten unverändert auch für die hier beschriebenen Verarbeitungen.
1. Gegenstand und Zweck der Verarbeitung
venvy verarbeitet im Auftrag des Verantwortlichen personenbezogene Daten seiner Beschäftigten, um dem Verantwortlichen die Erfüllung arbeits-, sozialversicherungs- und steuerrechtlicher Pflichten zu ermöglichen:
| Funktion | Zweck | Gesetzlicher Anker beim Verantwortlichen |
|---|---|---|
| Arbeitszeiterfassung | Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit inkl. Überstunden | § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, § 16 ArbZG, § 17 MiLoG (EuGH C-55/18 „CCOO"; BAG 1 ABR 22/21) |
| Schicht-/Einsatzplanung | Personaldisposition für Events | Vertragsdurchführung |
| Abwesenheitsverwaltung | Urlaub, Krankheit und sonstige Abwesenheiten | BUrlG; EFZG |
| Lohn-Vorbereitung & Export | Übergabe von Lohn-Grunddaten an das Lohnbüro / die Lohn-Engine des Verantwortlichen | § 28f SGB IV, § 147 AO, § 257 HGB |
| Mitarbeiter-Stammdaten & Personalfragebogen | Verwaltung der für Beschäftigung, Meldung und Abrechnung erforderlichen Stammdaten | § 28a SGB IV, § 39e EStG (ELStAM) |
venvy führt selbst keine Sozialversicherungs- oder Steuermeldungen durch; Meldungen erfolgen ausschließlich durch den Verantwortlichen bzw. sein Lohnbüro.
2. Art der personenbezogenen Daten
- Zeitdaten: Beginn, Ende, Dauer, Pausen, Überstunden, Einsatzort/Event-Zuordnung.
- Stammdaten: Name, Anschrift, Kontaktdaten, Bankverbindung, Eintritts-/Austrittsdatum, Beschäftigungsart (Minijob/Midijob/Vollzeit).
- SV-/Steuer-Stammdaten: Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Steuerklasse.
- Entgeltdaten: Grundlohn, Zuschläge, Lohn-Exportdaten.
- Abwesenheitsdaten: Typ (Urlaub/Krankheit/Sonstiges) und Zeitraum. Bei Krankheit werden keine Diagnosen oder medizinischen Details gespeichert — ausschließlich Typ und Zeitraum.
- Besondere Kategorien (Art. 9 Abs. 1 DSGVO): Konfession (Kirchensteuer), Schwerbehinderung sowie der Abwesenheitstyp „Krankheit" (Gesundheitsdatum). Die Felder Konfession und Schwerbehinderung werden AES-256-GCM-verschlüsselt gespeichert; in operativen Ansichten ist nur ein Präsenz-Kennzeichen sichtbar. Eine Gewerkschaftszugehörigkeit erhebt venvy nicht.
3. Kategorien betroffener Personen
Beschäftigte des Verantwortlichen im Sinne von § 26 Abs. 8 BDSG — einschließlich geringfügig Beschäftigter, Aushilfen und Bewerber (Personalfragebogen) sowie ausgeschiedener Beschäftigter innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
4. Rechtsgrundlagen (Verantwortlichkeit des Tenants)
Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung liegt beim Verantwortlichen. venvy stellt die technische Umsetzung bereit; maßgeblich sind je Datenklasse:
| Datenklasse | Rechtsgrundlage | Begründung |
|---|---|---|
| Zeiteinträge | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO | Gesetzliche Aufzeichnungspflicht (§ 3 ArbSchG, § 16 ArbZG, § 17 MiLoG) |
| Entgelt-/Lohndaten | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO | § 28f SGB IV, § 147 AO, § 257 HGB |
| Kern-Stammdaten | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | Durchführung des Arbeitsvertrags |
| SV-/Steuer-Stammdaten | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO | § 28a SGB IV, § 39e EStG |
| Urlaub | Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO | BUrlG |
| Krankheit (Typ + Zeitraum) | Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG | Pflichten aus Arbeits- und Sozialrecht (EFZG) |
| Konfession, Schwerbehinderung | Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG | Kirchensteuerabzug, SV-/Melderecht, SGB IX |
Eine Einwilligung der Beschäftigten ist für diese Pflichtverarbeitungen nicht die maßgebliche Grundlage und wird von venvy nicht als solche konstruiert (§ 26 Abs. 2 BDSG — eingeschränkte Freiwilligkeit im Beschäftigungsverhältnis). Der Verantwortliche stellt die Information der Beschäftigten nach Art. 13 DSGVO sicher; venvy stellt hierfür einen Hinweistext im Personalfragebogen-Selfservice bereit.
5. Aufbewahrung und Löschung
(1) Während der Vertragslaufzeit bewahrt venvy Beschäftigtendaten so lange auf, wie der Verantwortliche sie in der Anwendung führt, und richtet die Löschfristen an den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten des Verantwortlichen aus. Nach Ablauf der jeweiligen Frist löscht oder anonymisiert venvy die Daten:
| Datenklasse | Aufbewahrung | Norm |
|---|---|---|
| Arbeitszeit-Nachweise | 2 Jahre ab Aufzeichnung | § 16 ArbZG, § 17 MiLoG |
| Entgeltunterlagen (SV) | bis Ablauf des Kalenderjahres nach der letzten SV-Prüfung | § 28f SGB IV |
| Lohn-/Buchungsbelege (Steuer) | 8–10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Stammdaten nach Austritt | so lange wie die längste anhängende Pflicht | Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO |
(2) Nach Vertragsende gilt § 9 des Haupt-AVV: Der Verantwortliche wählt zwischen Rückgabe und Löschung; die Rückgabe erfolgt als Export einschließlich der Personal- und Zeiterfassungsdaten und der Personalunterlagen (Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO). Arbeitszeitnachweise, Entgeltunterlagen und Lohnbelege, deren gesetzliche Aufbewahrungsfrist noch läuft, bewahrt venvy danach für den Verantwortlichen gesperrt auf und löscht sie mit Fristablauf (§ 9 Abs. 3 Haupt-AVV entsprechend). Der Verantwortliche kann sie jederzeit vorher herausverlangen oder ihre Löschung verlangen, wenn er die Aufbewahrung selbst übernimmt. Alle übrigen Beschäftigtendaten löscht venvy nach § 9 Abs. 2 Haupt-AVV.
6. Technische und organisatorische Maßnahmen (ergänzend zu toms.md)
- Feldverschlüsselung aller Art.-9-Stammdatenfelder (AES-256-GCM), Schlüssel außerhalb der Datenbank (
ENCRYPTION_KEY). - Rollen-Gating: Stammdaten nur für
admin+, operative Zeitdaten abmanager; RLS-Mandantentrennung wie im Haupt-AVV §7. - Krankheitsdaten ausschließlich als Typ + Zeitraum — kein Freitext, keine Diagnosen.
- Audit-Trail für Änderungen an Zeit- und Stammdaten.
7. Annahme und Funktions-Koppelung
Die Annahme dieses Zusatzes erfolgt in der App durch den Owner des Tenants (aktive Bestätigung) und wird mit Zeitstempel, Nutzer und Dokumentversion im append-only Audit-Trail (tenant_consent_log, Kind dpa_personal) protokolliert. Ohne Annahme bleibt das Personal-Modul gesperrt. Bei einer inhaltlichen Änderung dieses Zusatzes (Versions-Bump) ist eine erneute Annahme erforderlich; bis dahin ist das Modul erneut gesperrt.